Un calendario de actividades es sin duda una de las herramientas más importantes para ordenar nuestras funciones y tareas con la finalidad de que se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo. Para crear un calendario de actividades es necesario empezar por la descomposición de todo el trabajo, en pequeñas tareas. Luego se calcula cuanto tiempo se dispondrá para la realización de cada pequeña tarea. Durante la planeación es importante organizar el personal y asignar a cada uno la responsabilidad de contribuir con la realización de ese calendario de actividades. Es muy importante que cada uno cumpla y respete los lineamientos del calendario, de lo contrario se verá afectado directamente el evento o lo que se planea lograr.

Formas de hacer un calendario de actividades

El calendario de actividades puede ser hecho a mano, impreso o en una aplicación digital, lo importante es que incluya una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final. Existen muchas formas de hacer un calendario de actividades como por ejemplo: Tradicional: muestran una columna y una fila en la que se hallan las tareas a ejecutar y los tiempos para cada uno, quedando libres los cuadros para ir marcando la realización y así mantener un control constante de la ejecución de los pasos. Sin horarios: En este solo se establecen las responsabilidades y a medida que se realizan se les coloca un tiempo. De esta forma se calcula un tiempo estimado para un mismo proyecto que se realizara después. Tipo pay: Es un círculo que se divide en varias porciones correspondientes a distintos porcentajes, considerando el círculo completo el 100% del tiempo. Anual: Es como el tradicional con la diferencia de que se realiza en periodos anuales solamente. Educativo: Se plasman sobre el las actividades a realizarse durante todo el año escolar. De Gantt: Nos muestra todas las actividades de manera secuencial a través de círculos relacionados con líneas. Tipo Pert: Es otra representación gráfica que permite la comparación entre las tareas correspondientes al proyecto con los cálculos de tiempo utilizado en el proyecto. CPM: Se basa en el diagrama de flechas con una optimización de tiempos y distribución de los recursos de las actividades que se incluirán en el proyecto.

Ventajas y desventajas

Ventajas

• Es una eficaz herramienta de comunicación.
• Facilita la consecución progresiva de objetivos.
• Ayuda en la planificación de proyectos.
• Nos ayuda a evitar problemas.

Desventajas

• En proyectos complejos y dinámicos puede resultar demasiado difícil su elaboración.
• Precisa de una evaluación y revisión continua.

Procura siempre ser realista y no excederte con tu calendario de actividades