Un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado para una fecha y hora especifica. Dicho acontecimiento puede ser de diferentes tipos como:

• Social: Organizado y planificado por gente y para gente.
• Artístico: Involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y costumbres de una región.
• Deportivo: Son actividades que se realizan de manera esporádica como campeonatos o torneos deportivos y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.

Puntos a tomar en cuenta al organizar un evento

1.- Planificar todo con antelación

Las cosas que se hacen a último momento rara vez salen bien, es por ello que es importante planificar nuestro evento con tiempo de sobra.

2.- Determina el objetivo del evento

Cuando vas a realizar un evento debes de tener bien en mente la misión principal del mismo para alcanzar el éxito y tener bien claro que es lo que se quiere lograr.

3.- Establece metas

Si nos establecemos metas a lograr, tendremos algo que vencer, por lo cual, haremos todo con pasión con tal de alcanzar nuestras metas.

4.- Reúne voluntarios

Un buen equipo está conformado por personas con diferentes habilidades, sin embargo, la ayuda extra nunca está de más, es por ello que los voluntarios son una gran herramienta para ayudar en un evento.

5.- Prepara un presupuesto

Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!

6.- Decide un lugar y hora para tu evento

Dependiendo de qué tipo sea tu evento, el lugar y hora es algo crucial a tomar en cuenta cuando lo estés planeando.

7.- Forma un buen equipo de logística

La logística es necesaria para todo en un evento, principalmente para ver como acomodar a todos los asistentes sin que ninguno quede fuera y se encuentren cómodos.

8.- Forma un buen equipo de marketing y publicidad para tu evento

Para lograr conseguir la mayor cantidad de asistentes es necesario contar con buena mercadotecnia y publicidad.

9.- Organízate

Elabora una lista de las actividades que habrá en el evento. Crea algunas hojas de cálculo de Excel para organizar tus pensamientos.

Tips cuando faltan 2 semanas para el evento

1.- Asegurarse que todo vaya de acuerdo al plan

Debes fijar la fecha para apartar el lugar, ver que el personal e invitados de honor estén disponibles ese día, tener un nombre del evento y un slogan definidos.

2.- Reúnete con tu equipo

Terminen de pulir detalles de presupuesto y asegúrate de que todos están de acuerdo con sus tareas asignadas.

3.- Asigna las responsabilidades a diferentes personas y deja que alguien con experiencia coordine las actividades

Deben tener un jefe en el que todos confíen para que asigne a las personas diferentes roles.

4.- Actualizar el sitio web del evento

Probablemente se te ocurra promocionarlo por Facebook y Twitter, pero también hay muchos otros sitios web que puedes usar para difundirlo como: Eventbrite, Evite y Meetup.

5.- Consigue patrocinadores y otros apoyos

Con la finalidad de cubrir gastos y dar regalos a los invitados, será necesario conseguir patrocinadores y apoyos.

6.- Promociona el evento

Prepara folletos, anuncios en papel y en los medios de comunicación masivos y dalo a conocer.

7.- Reúne las cosas necesarias para el evento

Compra medallas, juegos, recuerdos, premios o certificados.

8.- Haz arreglos para todo.

Contrata o asigna a alguien la tarea de tomar fotos y videos; busca transporte para los invitados; piensa en los refrigerios para invitados, etc.

9.- Prepara una lista de contactos

Necesitarás los números de teléfono, direcciones y correos electrónicos de los miembros del equipo, invitados y proveedores.

10.- Visita el lugar del evento con tu equipo

Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas.

Tips para el día del evento

1.- Llega temprano con tu equipo y los voluntarios

Verifica que todos estén presentes y todo funcione correctamente.

2.- Instala todo lo faltante

Globos, pancartas, carteles de bienvenida, cualquier tipo de decoración alusiva al evento, etc.

3.- Asegúrate de que las personas sepan que sucede

Si un orador se retrasa, es necesario informarlo, si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en el programa a las personas.

4.- Toma fotos

Para tener un bonito recuerdo del evento y ver que se puede mejorar.

5.- Dales a los invitados algo para llevarse

Una idea, un mensaje, algo que los incentive a pensar sobre lo que trato el evento.

6.- Limpia el lugar

Quita los carteles, publicidad, las mesas, etc. para dejar el lugar tan limpio como lo encontraste.

7.- Agradece a todo el equipo después del evento

Es una ardua labor, lo menos que se puede hacer es agradecer a asistentes y al equipo.

8.- Organiza una reunión para evaluar el evento y mejorar el próximo

Es muy importante ver en que fallaron para mejorarlo en el próximo evento.

Ahora ya estás listo para empezar tu propio evento.