Muchos de nosotros al realizar juntas de cualquier tipo tenemos problemas a la hora de organizarnos. Poder definir algunos puntos para poder llevar a cabo este tipo de reuniones sin que se pierda el objetivo. Los planes que a primera instancia nos parecían perfectos no terminan funcionando y la junta se vuelve un caos. Haciendo que la junta tome caminos que no deseamos y terminamos olvidando el tema principal. Con la finalidad de que las juntas se den con un equipo productivo y se alcancen las metas es necesario poder planearlas de una manera más específica. Te compartimos los siguientes pasos para lograrlo.

Juntas productivas para tu parque

Si eres parte de un Comité Ciudadano de Parque, entonces eres parte de un equipo de trabajo. Todo equipo de trabajo debe ser un equipo productivo y tener metas importantes para lograr juntas efectivas. El primer paso para lograr juntas efectivas es tener un equipo organizado donde se tengan bien definidos los roles de cada uno de los miembros del comité y cada uno de ellos cumpla con las funciones de su rol con responsabilidad. Si este paso se cumple, entonces el equipo será productivo, lo que se entiende como el logro de las metas en el tiempo y la forma previamente establecidos. El segundo paso para lograr una buena junta es tener una buena comunicación, ya que esta, favorece la organización de un comité. Es muy importante mantener una comunicación constante, pueden utilizar medios como Facebook Messenger, WhatsApp, grupos de Facebook, etc. Si logramos tener una buena comunicación evitaremos confusiones. Por último, el tercer paso para lograr buenas juntas es, asegurarnos de que las juntas de comité sean efectivas. Generalmente a las personas no les gustan las juntas, porque piensan que pierden el tiempo o bien, son demasiadas y no se tienen avances en los proyectos. Sin embargo las juntas siguen siendo el medio más importante a través del cual el Comité ciudadano se mantiene organizado y por lo tanto puede alcanzar los mejores resultados. Para que esto suceda, tenemos que asegurarnos que las juntas del comité sean realmente juntas efectivas.

Pasos a seguir para hacer una junta efectiva

• Preparar la junta
  • Siempre tener en cuenta el propósito de la junta
  • Preparar la información requerida para la junta
  • Elaborar una lista de los invitados
  • Establecer fecha, hora y lugar
• Invitar a la junta
  • Invita con una semana de anticipación a los vecinos
  • Señalar de manera breve los puntos a tratar en la junta en la invitación
  • Utilizar todos los medios posibles para enviar la invitación
  • Indicar de manera clara la fecha, hora y lugar de la junta para evitar confusiones
• ¡A trabajar!
  • Durante la junta dar la bienvenida y presentación de los miembros del comité
  • Se aprueba la minuta y las reglas
  • Se construye un orden del día de acuerdo a los temas que se obtuvieron en la minuta y temas propuestos por asistentes
  • Establecemos compromisos solidarios
  • El secretario elabora la minuta final con todos los compromisos solidarios y es firmado por todos los miembros del comité
• Seguimiento de acuerdos solidarios
  • Todos los acuerdos documentados por parte del secretario se les asigna un responsable y tiempo para atenderlos
  • Se comunica periódicamente con los encargados de los acuerdos para ver cómo avanzan al respecto
  • Mostramos disponibilidad y apoyo
  • Se elabora un informe sencillo para la siguiente reunión

Si tomas en cuenta estos pasos, seguramente tu junta será un éxito