Todos hemos sido partícipes de ese tipo de juntas en las que el único fin parece ser la pérdida de tiempo. Sin embargo, realizar una minuta es una excelente opción para minimizar la mala organización y rescatar aspectos clave tratados. La función de una minuta es guardar en forma escrita la información establecida y mantenerla como un archivo permanente, esto para revisarla en cualquier momento y por cualquier razón.

¿QUIÉN REDACTA LA MINUTA?

Una secretaria o un miembro asignado del equipo redacta la minuta. Este último puede ser sugerido por votación o rotación. Ojo: cuida que no sea la persona que dirige la junta o un participante activo.

¿POR DÓNDE EMPIEZO?

Inicia por el formato, que básicamente debe contar con los logos, asistentes, puntos a discusión, resoluciones o propuestas.

¿CÓMO LA REDACTO?

La redacción debe hacerse sin generalizar, así como ser lo más puntual y breve. Durante la reunión toma nota sobre las propuestas y sus autores, los acuerdos alcanzados y responsables de darle seguimiento. Además si se presentaron documentos relevantes, anota el título y pídele al presentador una copia del archivo para agregarlo. Registra temas que necesitan ser atendidos en otra ocasión. De igual manera céntrate en los hechos y evita opiniones y sentimientos.

¿CÓMO LA REDACTO?

Puedes enviar el borrador a quien dirigió la reunión, o bien entregar un borrador a los asistentes en espera de correcciones o sugerencias. Finalizada la minuta entrega (por correo, impresa, etc.) una copia a los asistentes y a personas no convocadas pero que necesitan la información. TIPS Realiza las notas en laptop, tablet o Smartphone. Complétala tan pronto como sea posible después de la reunión, así la información estará fresca. Aplica esta herramienta para tomar mejores decisiones, evitar información irrelevante y recordar los acuerdos conciliados en tu próxima reunión.